Comment envoyer de meilleurs e-mails

L’e-mail peut être un excellent outil de communication ou une perte de temps considérable, cela dépend de la façon dont vous l’utilisez. Si vous êtes obsédé par l’efficacité, ça dérange quand vous perdez du temps à envoyer des courriels qui sont ignorés, alors voici ce que j’ai appris sur la façon d’obtenir un meilleur résultat.

Soyez bref

Personne n’aime les longs e-mails. Vous savez ce que je veux dire, ces essais de 3 pages qui vous prennent 30 minutes à lire et 3 heures à répondre, car cela peut sembler un peu impoli de simplement renvoyer une simple ligne! Je vais juste faire comme si je ne l’ai jamais reçu… « désolé, l’e-mail a dû tomber en spam! »

L’e-mail doit parfois être plus long, dans ce cas, coupez-le en sections avec des en-têtes et utilisez des listes numérotées ou des puces – c’est beaucoup plus rapide et plus facile à lire de cette façon.

Dites ce que vous voulez

Je pense que l’une des raisons pour lesquelles les e-mails brefs fonctionnent si bien c’est qu’ils vous obligent à être directs, ça supprime toutes nuances et indique très clairement ce que vous voulez. Trop souvent, je reçois des e-mails trop explicatifs et trop compliqués quand une simple ligne fera le travail. Souvent, je reçois des e-mails me demandant quelque chose alors je ne sais pas de quoi il s’agit.

Si vous voulez une action, spécifiez en quoi consiste cette action. Si vous voulez que quelqu’un prenne une décision, demandez-lui de prendre une décision. Si vous avez besoin d’aide, dites de quelle aide vous avez besoin.

Dites quand vous le voulez

Pour créer de l’action, il s’avère utile de fixer une date limite. Toutefois il est facile d’être trop vague sur cette date limite : « bientôt » signifie-t-il aujourd’hui, demain, la semaine prochaine, le mois prochain?

Même si vous n’avez pas besoin de quelque chose à une date précise, fixez toujours une date limite. Par exemple, « pourriez-vous me le faire savoir avant la fermeture des bureaux jeudi prochain? » mettra un marqueur mental dans l’esprit de quelqu’un qui crée l’action. Bien sûr, vous devez toujours être respectueux du temps des gens et ne pas créer des délais arbitraires qui n’ont aucun sens!

L’autre aspect intéressant sur la fixation d’une date limite est que cela vous donne une raison de faire un suivi avec la personne sans donner l’impression que vous les harcelez. C’est difficile à faire si vous dites « puis-je l’obtenir de vous bientôt ».

Envoyez une invitation calendrier

L’un des e-mails les plus efficaces est l’invitation calendrier. C’est difficile à ignorer, cela oblige la personne à prendre une décision – est-ce que je veux cette réunion ou non? Si vous avez du mal à passer du temps avec une personne à qui vous voulez parler, envoyez simplement une invitation d’agenda, si elle la rejette, renvoyez-la avec une autre date.

Assurez-vous simplement d’inclure une brève explication de ce que vous voulez exactement.

Rendez-le personnel

Avez-vous déjà été dans une salle de conférence quand le présentateur pose une question mais personne ne répond, gênant… mais il est facile de se cacher dans la foule, si personne d’autre ne répond, il est tout à fait sûr de garder sa bouche fermée.

Au lieu d’envoyer des e-mails à tout le monde en CC et dire « Qu’est-ce que tout le monde pense? » vous feriez bien mieux d’envoyer des e-mails aux gens individuellement. Si ce n’est pas pratique, appelez des personnes spécifiques pour qu’elles donnent des commentaires pour commencer la conversation, par exemple « Adam, je sais que vous aviez une opinion à ce sujet, qu’en pensez-vous? »

Cela dit, je ne pense pas que l’e-mail courrier électronique soit un excellent outil de conversation. Vous feriez mieux d’avoir une vraie conversation.

Enregistrez-le

Au lieu d’envoyer un e-mail à chaque fois quelque chose vous vient à l’esprit, enregistrez-le pour un seul e-mail. Par exemple, si je travaille avec des développeurs sur un projet, il est très facile d’envoyer un e-mail chaque fois qu’une nouvelle idée ou une nouvelle question me vient à l’esprit. Cela crée un fouillis d’e-mails au point de perdre facilement les idées ou les questions importantes et c’est très ennuyeux pour le développeur qui tente de tout rassembler. Au lieu de cela, je prendrai note de l’idée ou de la question, puis je réserverai un moment pour les examiner tous au téléphone ou en face à face. Ensuite, j’enverrai une liste de points consolidée de tout dans un seul e-mail.

Décrochez le téléphone

L’un des meilleurs moyens d’envoyer de meilleurs e-mails est de ne pas les envoyer du tout. Ok ok, je triche mais c’est un point important. Prendre le téléphone signifie que vous pouvez avoir une conversation beaucoup plus significative et approfondie en une fraction du temps qu’il vous faudra faire par e-mail (si cela est même possible par e-mail). Une fois que cette personne a le contexte et une compréhension plus profonde de ce dont vous avez besoin, un e-mail de suivi bref et direct est tellement plus facile.

C’est également une excellente idée si vous recevez un e-mail long et volumineux pour simplement prendre le téléphone et les appeler. Parfois, je ne lis même pas l’e-mail, je les appelle simplement et leur dis « J’ai vu votre e-mail et il serait plus facile d’en parler ». Si je ne parviens pas à les obtenir, je répondrai peut-être simplement : « Parlons-en par téléphone, pouvez-vous discuter le mardi à 15h ou le jeudi à 10h? »

C’est beaucoup plus rapide que de rester assis pendant des heures à élaborer une réponse.